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1.- ¿Qué es el gerenciamiento de la información?
2.- ¿En qué me beneficia la aplicación de la técnica?
3.- ¿Qué TCO (costo total de propiedad) me implica?
4.- ¿Qué necesito para implementarlo?
5.- Conclusiones


1.- ¿Qué es el gerenciamiento de la información?

El gerenciamiento de la información comprende el conjunto de técnicas y herramientas necesarias para lograr una correcta administración de la información como recurso que tenga valor para una organización o negocio. Esta idea es perfectamente compatible con el concepto de gerencia de datos (Data Management), una de las organizaciones más grandes que se ocupan de la gerencia de la información, DAMA (asociación de la gerencia de datos), indica que la gerencia de datos es el proceso de desarrollar las arquitecturas, las prácticas y los procedimientos de los datos ocupándose de datos y después ejecutando estos aspectos sobre una base regular.

2.- ¿En qué me beneficia la aplicación de la técnica?

Los beneficios son múltiples, pero permítame demostrárselo con un ejemplo. Supongamos que la empresa n cuenta con una sección de administración con 5 empleados, otra sección ventas con 2 empleados una sección depósito con 6 empleados y un gerente general. Como vemos es una empresa pequeña, cada persona trabaja en su puesto con un terminal de computadora (PC), los administrativos utilizan un software para llevar la gestión, en depósito trabajan con planillas de cálculo, ventas utiliza planillas de cálculo y correos electrónicos. Cada uno de ellos opera con la información en su PC y sabe exactamente donde tiene cada cosa, sabe donde están los documentos archivados en su disco duro. Todos comparten una red local por la que tienen acceso a internet.
Hasta aquí parece el panorama normal de muchas medianas y pequeñas empresas del Uruguay, ahora permítame plantearle algunas preguntas:

* Si existe un problema y se destruye un equipo de administración, ¿qué pasa con los documentos guardados en él?

* Si existiera un conflicto con un empleado, ¿cómo evito que retire información crítica de mi empresa?

* Estando todos los equipos en red, ¿está segura la información del gerente general?

* Si el personal en depósito navega internet para uso personal en horas de trabajo ¿puedo evitarlo o tan siquiera enterame?

* A la hora de analizar el estado de la empresa ¿puede una persona autorizada llegar a la información directamente sin tener que solicitarla a los empleados?
Ahora trate de imaginar que la empresa n en vez de tener 14 funcionarios tuviera 250 distribuidos en 3 locales, estos problemas crecen en forma exponencial.
Tal como está planteada la empresa n estos problemas no parecen tener respuesta favorable, aquí es donde un correcto Gerenciamiento de la Información demuestra su verdadera valía ya que estos puntos están perfectamente contemplados salvaguardando la información de la empresa y estructurando el acceso a la misma mediante escalas de seguridad por usuario y terminal de trabajo.

3.- ¿Qué TCO (costo total de propiedad) me implica?

Esto depende fundamentalmente de 2 factores, el número de personas que trabajan con la información y el número de locales de la empresa. Esto se explica porque debe instalarse hardware (Servidores de datos y/o acceso a internet) en cada local y debe entrenarse al personal en el uso de las mejores prácticas para procesar su información.
La capacidad del hardware necesario va en función directa al volumen de la información a procesar en un momento dado, es decir, si 200 personas deben acceder a 800 documentos al mismo tiempo, entonces se requiere un equipo que tenga capacidad de cubrir ese requerimiento sin causar demoras a los usuarios.
Para una empresa pequeña o mediana que trabaje con volúmenes pequeños de información y pocos puestos de trabajo, el hardware a instalar no suele ser mucho más que un PC de buena velocidad por lo que el costo en material físico es accesible.
En general, la fórmula para saber si nos resulta un costo alto la implementación es: costo de equipos+costo de implementación+mejora en productividad< costo de perdida de datos
Es decir, si el costo total de implementar el sistema de Gerenciamiento de la Información es menor al costo potencial de una fuga de información, pérdida de datos y tiene impacto positivo en la productividad, entonces resulta viable aplicarlo en su empresa.

4.- ¿Qué necesito para implementarlo?

Lo más importante para la implementación es tener claro el valor que su información tiene para usted, nosotros podemos brindarle el equipamiento y la capacitación para ayudarle, pero sólo usted puede hacer que su empresa funcione como desea.

5.- Conclusiones

Resulta casi imposible encontrar empresas que no dependan de una u otra forma de la información que generan, en el mejor de los casos, cuentan con departamentos informáticos que pueden asegurar parte de la información mediante respaldos. Pero en la mayoría de los casos no se cuenta con una gestión adecuada de los datos lo que hace imposible a un alto mando acceder a la información de primera mano.
Nuestro sistema le asegura que podrá asignar rápidamente privilegios de acceso a diferentes puntos de información a los mandos medios y funcionarios controlando de esta forma el flujo de la información dentro de su empresa.
Trabajar con servidores de datos le permite tener un punto de respaldo de TODA su información, no sólo de la que le parece crítica en un momento dado.

 


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